Подрядчик на площадке: как организовать допуск без хаоса и штрафов

Введение: почему тема актуальна в 2025 году

В 2025 году требования по охране труда при работе с подрядчиками ужесточились. Проверки трудовой инспекции стали чаще, а штрафы – ощутимее. Теперь заказчик обязан строго контролировать допуск подрядчика к работам и соблюдать новые правила, иначе рискует привлечением к ответственности. Например, Постановление Правительства РФ № 2464 от 24.12.2021 ввело обязательность вводного инструктажа для всех, кто привлекается к работам на предприятии. Это значит, что даже сотрудники сторонних организаций (подрядчиков) не могут быть допущены без инструктажа. Нарушение этих требований грозит штрафами до 80 000 руб. для организации и до 5 000 руб. для должностных лиц, а при тяжелых последствиях – вплоть до приостановки работ и уголовной ответственности..

В такой ситуации вопрос как организовать допуск подрядчиков без хаоса и штрафов стал крайне актуальным. Ниже приводим пошаговую инструкцию с учетом требований 2025 года, отвечаем на популярные вопросы и предлагаем современное решение – цифровизацию процесса через модуль «Цифровой наряд».

Требования 2025 года к допуску подрядчиков: что изменилось

Новейшие изменения в законодательстве подчеркнули ответственность обеих сторон. 

Заказчик теперь прямо отвечает за проведение вводного инструктажа подрядчикам и информирование об опасностях на своей территории.. 

Подрядчик, в свою очередь, несет полную ответственность за охрану труда своих работников при работе на территории другого работодателя. Распределение обязанностей должно быть четко оговорено в договоре – это требование новых правил направлено на предотвращение несчастных случаев и споров в расследованиях.

Важно отметить, что единых жестких правил распределения ответственности до сих пор нет – компании сами прописывают детали во взаимных договорах. Однако появились ориентиры: действует ГОСТ 12.0.230-2007 (носящий рекомендательный характер) и приказ Минтруда № 656н от 22.09.2021, вступивший в силу 1 марта 2022 года. Приказ № 656н утвердил примерный перечень мероприятий по предотвращению ущерба здоровью работников, когда они работают на территории другого работодателя. Проще говоря, государство рекомендует, что должен сделать заказчик, чтобы защитить чужих работников на своей площадке.

Ключевые изменения 2025 года:

• Вводный инструктаж подрядчиков обязателен – заказчик проводит его всем работникам подрядных организаций до начала работ..
• Документирование допуска – на опасные или строительные работы требуется оформить акт-допуск между заказчиком и подрядчиком, а на каждое задание повышенной опасности – наряд-допуск.
• Проверка документов и квалификаций – заказчик должен проверить у подрядчика наличие обученных специалистов, удостоверений по охране труда, необходимых лицензий и допусков до начала работ.
• Совместные мероприятия по безопасности – стороны согласуют план мероприятий: от эвакуации при ЧС до обеспечения средствами защиты.
• Разграничение ответственности – договор подряда должен четко разделять, кто за что отвечает в сфере ОТ, чтобы при несчастном случае было понятно, кто виновен. Если все сделано грамотно, заказчик освобождается от ответственности за случаи с работниками подрядчика.

Новые требования нацелены на то, чтобы не повторялся сценарий «чужие люди на площадке – ничьи люди». Теперь и заказчик, и подрядчик солидарно отвечают за безопасность.

Вводный инструктаж подрядчиков: кто и как проводит

Первый шаг перед допуском – вводный инструктаж всех сотрудников подрядной организации. Согласно правилам, его проводит организация-заказчик своими силами. Обычно это делает специалист по охране труда заказчика или другой уполномоченный приказом работодатель. Важно, что без письменного приказа о назначении ответственного лица никто не имеет права инструктировать подрядчиков.

Что включает вводный инструктаж подрядчика:

• Ознакомление с локальными нормами и порядком работ на объекте.
• Требования техники безопасности, которые действуют на территории заказчика.
• Перечень опасных зон, факторов и мер защиты от них.
• Порядок действий при ЧС, предоставление первой помощи, эвакуация.
• Права и обязанности работников подрядчика на время работ.

Инструктаж проводится до начала любых работ. Допуск работников подрядчика без вводного инструктажа запрещен и влечет административную ответственность. Все работники подрядной организации, без исключения, проходят вводный инструктаж – от руководителей и инженеров до рабочих и временного персонала. Исключение сделано лишь для проверяющих госорганов (инспекторы, аудиторы), им инструктаж не обязателен.

После проведения инструктажа делается запись в журнале регистрации вводных инструктажей, подписанная инструктирующим и каждым инструктируемым. Если заказчик не проведет вводный инструктаж и случится несчастный случай, его вина будет отражена в акте по форме Н-1 (памятка по заполнению акта) при расследовании. То есть формально заказчик станет соответчиком, что крайне опасно для компании.

Важно не путать вводный инструктаж (проводит заказчик для всех подрядчиков) и первичный инструктаж на рабочем месте (его уже проводит подрядчик для своих сотрудников на месте выполнения работ). Ниже мы рассмотрим распределение этих обязанностей.

Обязательные документы: журнал подрядчиков, наряд-допуск, акт-допуск

Правильное оформление документов – залог законности допуска. Ниже перечислим основные документы для допуска подрядчиков и кто за них отвечает:

1. Журнал учёта подрядчиков

Рекомендуется вести журнал работы подрядных организаций – в строительстве его ещё называют общим журналом работ.

В него заносят:

• каждую подрядную организацию,
• вид выполняемых работ,
• даты начала и окончания,
• ФИО ответственного исполнителя и другие сведения.

Такой журнал позволяет фиксировать, кто и когда работал на объекте, и служит доказательством, что подрядчик имел допуск.

Например, графы журнала включают: №, Название организации, Вид работ, Дата начала, Дата окончания, ФИО и подпись исполнителя.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и храниться у заказчика либо генподрядчика.

2. Наряд-допуск

Это разрешительный документ на проведение работ повышенной опасности.

Он оформляется перед началом конкретных опасных работ (огневые, работы на высоте, в замкнутых пространствах и т.д.) и выдается руководителем работ подрядчика.

Наряд-допуск содержит:

• меры безопасности,
• состав бригады,
• СИЗ,
• дату/время работы и пр.

Документ подписывается ответственным руководителем со стороны подрядчика и утверждается службой ОТ заказчика.

Наряд-допуск действителен ограниченное время (обычно не более 15 дней) и ежедневно продлевается после целевого инструктажа.

Пример: при ремонте на высоте подрядчик оформляет наряд-допуск, ежедневно проводит целевой инструктаж и отмечает это в наряде.

3. Акт-допуск

Это двухсторонний документ между заказчиком и подрядчиком, дающий право последнему работать на территории заказчика.

Акт-допуск оформляется до начала работ (особенно ремонтных или строительно-монтажных на действующем объекте) и подписывается ответственными представителями обеих сторон.

В акте-допуске отражается:

• что все меры безопасности согласованы,
• персонал подрядчика проинструктирован и может быть допущен.

Согласно п.34 Правил по ОТ при техобслуживании оборудования (приказ Минтруда № 833н), работа персонала сторонней организации на территории действующего производства требует оформления акта-допуска.

Рекомендуемый образец акта-допуска приведён в прил. № 2 к приказу № 833н.

В нём отражаются:

• данные заказчика и подрядчика,
• описание работ,
• сроки,
• ответственные лица,
• меры безопасности,
• подтверждение о прохождении инструктажей.

Акт-допуск хранится у заказчика и предъявляется инспекции как доказательство законного допуска.

4. Приказы и удостоверения

До начала работ подрядчик предоставляет заказчику пакет документов:

• приказы о назначении ответственных лиц за ОТ на объекте,
• копии удостоверений проверок знаний по охране труда всех сотрудников,
• протоколы инструктажей,
• лицензии и допуски на виды работ,
• список выданных СИЗ и т.д.

Заказчик обязан проверить эти документы на соответствие требованиям и своим условиям. Все работники подрядчика должны иметь действующие удостоверения о прохождении обучения по ОТ. Если чего-то не хватает – подрядчик к работам не допускается.

5. План мероприятий по безопасности

Особенно на опасных объектах составляется совместный с подрядчиком план:

• что делать в аварии,
• план эвакуации,
• меры по ПБ и промбезопасности.

Эти документы тоже могут оформляться как приложение к акту-допуску.

Каждый из перечисленных документов нужен, чтобы избежать обвинений в случае ЧП. Например, акт-допуск подтверждает, что заказчик выполнил свою обязанность – ознакомил подрядчика с местными условиями и дал разрешение с соблюдением всех мер. А наряд-допуск подтверждает, что подрядчик организовал безопасное выполнение конкретной задачи и проинструктировал людей. Журнал подрядчиков позволит при проверке показать, что учет ведется и посторонние на площадке не появляются бесконтрольно.

Ответственность по охране труда: заказчик vs подрядчик

Вопрос разграничения ответственности – ключевой при работе с подрядными организациями. Закон требует, чтобы этот момент был прописан в договоре. Ниже представлена таблица, как обычно распределяются обязанности по охране труда между заказчиком и подрядчиком:

Как видно, подрядчик несет ответственность за своих работников и выполнение правил, а заказчик – за условия на своей территории и контроль. При правильно составленном договоре и выполнении всех мероприятий заказчик освобождается от ответственности за несчастные случаи с работниками подрядчика. Однако если заказчик не выполнит свою часть (например, не проведет вводный инструктаж или не обеспечит безопасные условия), его могут привлечь наряду с подрядчиком. Так, если не проведен инструктаж, при несчастном случае вина заказчика указывается в акте Н-1.

За нарушение требований охраны труда при работе с подрядными организациями ответственность могут нести обе стороны. Статья 5.27.1 КоАП РФ предусматривает штрафы для должностных лиц и организаций, если, к примеру, не проведен обязательный инструктаж или не оформлен акт-допуск. Подрядчика могут оштрафовать, если его работники нарушают требования ОТ на объекте заказчика. Поэтому обоим выгодно выстроить систему безопасного допуска.

Типичные ошибки заказчиков при допуске подрядчиков:

• Не прописывают в договоре, кто за что отвечает по ОТ – в итоге спорные ситуации и «размытая» ответственность.
• Не проверяют документы подрядчика (удостоверения, обучение) – вследствие допускают неквалифицированных работников.
• Пропускают вводный инструктаж или проводят его формально – повышают риск несчастного случая и своей вины.
• Не оформляют акт-допуск на работы – при проверке ГИТ это грубое нарушение, особенно на опасных объектах.
• Не контролируют подрядчиков в процессе – те могут игнорировать требования, что чревато аварией, штрафами и остановкой работ.
• Отсутствует единый журнал подрядчиков – хаос с проходом на объект, невозможность быстро предъявить информацию проверяющим.

Избежать этих ошибок помогает четкий регламент и автоматизация процесса.

Современное решение: модуль «Цифровой наряд»

Избежать хаоса с бумагами и снизить риск штрафов позволяет автоматизация допуска подрядчиков. Модуль «Цифровой наряд» – это электронная система управления нарядами и допусками, которая берет на себя оформление всех документов, учет людей на площадке и контроль их статусов.

Возможности модуля «Цифровой наряд»

• Онлайн-оформление нарядов и актов (при необходимости). Все наряды-допуски и, при применимости, акты-допуски могут формироваться в цифровом виде. Согласование происходит удалённо: документ подписывается электронной подписью ответственных лиц. Это сокращает процесс с часов до минут и исключает потерю бумаг.
• Единый электронный журнал подрядчиков. Система ведёт учёт всех привлечённых подрядных организаций и их работников. По каждому сотруднику видно, прошёл ли вводный инструктаж, какие допуски оформлены, сроки работ и т.д. Инспектору можно предоставить доступ или выгрузку из журнала — данные централизованы и доступны в пару кликов.
• Контроль квалификации и допуска через интеграции. При выпуске допуска «Цифровой наряд» обращается к модулю «Контроль сроков» и системе тестирования знаний: подтягивает статусы обучения, медосмотров, удостоверений и инструктажей. Работник может пройти короткий онлайн-тест по охране труда. Если что-то просрочено (например, истек срок медосмотра или удостоверения), система не позволит выпустить наряд. Это минимизирует риск ошибок.
• Разграничение доступов и ответственности. В системе чётко настроены роли: подрядчик заполняет только свои части наряда, заказчик утверждает и контролирует. Это обеспечивает прозрачность и дисциплину: каждый шаг фиксируется с отметкой времени и электронной подписью ответственного.
• Контроль сроков и оперативное реагирование. Каждому наряду присваивается уникальный QR-код. Руководители на площадке могут сканировать его и видеть актуальный статус: допущен ли работник, когда проходил инструктаж, до какого числа действуют документы. При возникновении риска или нарушения формируется задание на устранение, и ответственные получают уведомления в реальном времени. Такая оперативность предотвращает несчастные случаи и штрафы.
• Интеграция с другими системами. «Цифровой наряд» работает в связке с корпоративными ERP, СКУД, модулем выдачи спецодежды и др. Например, если у работника нет положенных СИЗ, система может уведомить СКУД и не выпустить его на объект до устранения несоответствия.
• Хранение всей документации в одном месте. Электронные наряд-допуски, акты-допуски (если применяются), журналы инструктажей и журналы подрядчиков хранятся централизованно. Документы не теряются, поиск занимает секунды. Это исключает ошибки человеческого фактора и облегчает доказательство соответствия при проверках.

Заключение: чек-лист безопасного допуска подрядчика

Организация допуска подрядчиков – ответственная задача, но выполнить ее без хаоса вполне реально. Ниже – короткий чек-лист безопасного допуска:

1. Договор с подрядчиком – включены положения об охране труда, обязанности сторон, порядок расследования несчастных случаев.
2. Проверка подрядчика – запрошены приказы, удостоверения, лицензии, подтверждающие готовность к безопасной работе.
3. Вводный инструктаж – проведен заказчиком всем работникам подрядчика, сделаны отметки в журнале.
4. Первичный инструктаж на месте – проведен подрядчиком для своих работников, до начала конкретных работ.
5. Акт-допуск – оформлен и подписан сторонами (если работы на территории действующего объекта).
6. Наряды-допуски – оформлены на все работы повышенной опасности, ежедневные целевые инструктажи проведены.
7. Журналы учета – ведется журнал учета подрядчиков на объекте; все инструктажи регистрируются в журналах заказчика и подрядчика.
8. Контроль в процессе – ответственный от заказчика контролирует соблюдение требований ОТ подрядчиком, фиксирует нарушения (запись в общий журнал работ), требует устранения.
9. Закрытие работ – по завершении подписан акт о выполнении работ, подрядчик убрал за собой отходы и сдал объект в безопасном состоянии.
10. Документация в порядке – все акты, наряды, журналы хранятся установленный срок (не менее 5 лет, а лучше – весь срок эксплуатации объекта). При проверке быстро предъявляются инспектору.

Следуя этому алгоритму, вы обезопасите и людей, и свою организацию от штрафных санкций. А чтобы упростить задачу, воспользуйтесь цифровыми инструментами. Модуль «Цифровой наряд» возьмет на себя рутину оформления допусков, сведет воедино все данные и не даст пропустить ни один шаг. В результате – порядок, прозрачность и уверенность перед любой проверкой.

Хотите оптимизировать процессы допуска подрядчиков и избежать штрафов? Запишитесь на демо «Цифрового наряда» прямо сейчас! Мы покажем, как это работает для вашей компании, и поможем внедрить безопасную систему допуска без лишних бумаг.