Микротравмы без бумаги: как законно вести электронный журнал и не получить претензий

Введение: почему журнал микротравм стал обязательным

С 2025 года надзорные органы стали внимательнее проверять, как компании учитывают микротравмы работников — мелкие повреждения (ушибы, порезы, царапины), не приводящие к нетрудоспособности. Раньше их регистрация была добровольной, но с 1 марта 2022 года она закреплена в Трудовом кодексе (ст. 226). Минтруд выпустил соответствующие рекомендации — приказ № 632н, и теперь журнал микротравм стал фактически обязательным элементом охраны труда.

Почему это важно:

• Штрафы. За отсутствие учета инспекция может квалифицировать нарушение как несоблюдение требований охраны труда — со штрафами по ст. 5.27.1 КоАП РФ.
• Профилактика. Каждая микротравма — сигнал о потенциальной опасности. Учет помогает выявлять и устранять причины, снижая общий травматизм.

Но у работодателей возникает множество вопросов: кто ведёт журнал, как долго хранить записи, нужна ли форма Н-1, можно ли вести его в электронном виде? Бумажной волокиты и так хватает, а теперь появился ещё один документ.

В этой статье разберёмся, как вести журнал микротравм законно и удобно — в том числе в электронной форме. Покажем, как с этим справляется модуль «Контроль сроков» от ABIE System: он автоматизирует учёт, напоминает о важных действиях и помогает избежать штрафов.

Журнал микротравм в 2025 году: обязателен ли и кто за него отвечает

С 2025 года учёт микротравм — обязанность работодателя, закреплённая в ст. 214 ТК РФ. Это правило действует с 1 марта 2022 года и направлено на профилактику травматизма. Минтруд утвердил порядок учета микроповреждений приказом № 632н, который, несмотря на статус «рекомендаций», фактически стал обязательным стандартом ведения журнала.

Кто отвечает за ведение журнала

Работодатель должен издать приказ и назначить ответственное лицо. По рекомендациям Минтруда, это может быть:

• специалист по охране труда;
• руководитель подразделения;
• штатный медработник (при обращении в медпункт);
• инженер по ОТ (в малых компаниях).

Важно: кто первым получил информацию о травме — тот и делает запись. Например, если работник обратился в медпункт, запись оформляет медик. Если сообщил начальнику цеха — тот вносит данные в журнал.

Что включает обязанность

Ведение журнала — это не только записи. Работодатель обязан:

• расследовать каждую микротравму;
• оформить справку (по форме из Приложения № 1 приказа № 632н);
• внести запись в журнал с подписью ответственного.

Расследование должно быть проведено в течение 3 рабочих дней: объяснение пострадавшего, осмотр места, опрос свидетелей.

Кто несёт ответственность

Ответственность несёт работодатель, а точнее — назначенный им сотрудник. При проверке отсутствие учёта микротравм расценивается как нарушение требований охраны труда. Это может привести к штрафам по ст. 5.27.1 КоАП РФ и даже к обвинению в сокрытии инцидентов.

Образец журнала и требования к заполнению

Минтруд утвердил рекомендованную форму журнала (Приложение № 2 к приказу № 632н). Формально она не обязательна, но лучше использовать именно её — так меньше вопросов у инспекторов.

Журнал можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Главное — обеспечить его достоверность и соответствие структуре.

Таблица: состав граф журнала микротравм

Акт Н-1: нужен или нет

Микротравмы не оформляются по форме Н-1. Это не несчастный случай, а незначительное повреждение без потери трудоспособности.

Требования к ведению журнала

• Каждая запись заверяется подписью ответственного. Подпись пострадавшего — по согласованию.
• Исправления запрещены. Ошибки исправляются новой записью.
• Журнал может быть:
• отдельным документом;
• разделом в журнале по НС (нежелательно).
• Хранение — у лица, ответственного за ОТ. Место хранения должно исключать доступ посторонних (медицинская информация).
• Рекомендуется проводить регулярный анализ записей. Повторяющиеся случаи — сигнал для профилактики.

Электронный журнал: законность и нормативные основания

Да, закон разрешает вести учёт микротравм в электронном виде. Главное — соблюдение всех условий, при которых электронный документ приравнивается к бумажному.

Правовые основания

Условия, при которых электронный журнал легитимен:

• Каждая запись подписана квалифицированной электронной подписью (КЭП) ответственного лица.
• Принят локальный нормативный акт (например, Положение о микротравмах), в котором:
• указано, что журнал ведётся в электронном виде;
• описан порядок ЭЦП, хранения и предоставления данных;
• определено ответственное лицо за ведение учёта.
• Используется система, обеспечивающая:
• защиту и неизменность данных;
• резервное копирование;
• поиск записей и автоматические напоминания (например, о сроках внесения данных по микротравме).

Пример: как это работает на практике

Предприятие «Альфа» внедрило электронный журнал микротравм в корпоративной системе. После каждого инцидента:

1. Инженер по ОТ оформляет справку.
2. Делает запись в журнале с деталями микротравмы.
3. Подписывает её КЭП.
4. Система ставит напоминание: внести результаты расследования в течение 3 дней.

При проверке журнал выгружается в PDF с отметкой о подписях — этого достаточно для трудовой инспекции.

Нюанс: что делать, если инспектор просит бумагу?

Хотя закон не требует вести бумажный журнал, на практике некоторые инспекторы предпочитают «бумажные следы». Что можно сделать:

• Периодически распечатывать электронный журнал и заверять его.
• Дублировать критически важные записи на бумаге (например, по серьёзным инцидентам).
• Подготовить образец распечатки для проверки.

Электронный журнал микротравм – это не просто допустимо, это направление развития документооборота в охране труда. Приказ 632н нас в этом поддерживает, а Трудовой кодекс не содержит запрета. Так что можно смело внедрять электронный формат, снизив бумажную нагрузку.

Кто заполняет журнал и сколько лет его хранить

Ведение журнала микротравм поручается назначенному ответственному — как правило, специалисту по охране труда. Он фиксирует информацию, полученную от руководителя, пострадавшего и медработника. Иногда данные поступают по частям: руководитель сообщает факт, ОТ — оформляет и подписывает. Подпись пострадавшего не требуется — это не акт расследования, а форма учёта.

Теперь о сроках хранения. Расхожее мнение про «обязательные 45 лет» здесь не актуально — такие сроки применимы только к несчастным случаям со смертельным исходом. Микротравмы — другая категория.

Что говорит закон:

• В приложении к приказу Минтруда № 632н указано: рекомендуемый срок хранения — не менее 1 года, но конкретный срок и место хранения утверждает работодатель.
• На практике оптимальным считается срок в 5 лет — этого достаточно, чтобы отследить динамику и быть готовым к проверке за последние 1–3 года.

Почему не стоит хранить записи дольше:

• Спустя годы они теряют актуальность.
• Долгосрочное бумажное хранение — это лишняя нагрузка.
• В электронном виде хранение упрощается — можно держать базу без ограничений, если обеспечена защита и резервное копирование.

Если в компании действует общий регламент хранения документов, можно приравнять журнал микротравм к журналам инструктажей (обычно срок — 5 лет). Уточните это в локальном акте, где также закрепите, кто ведёт записи и в каком формате — бумажном или электронном.

Нужна ли форма Н-1 при микротравме

Акт по форме Н-1 не оформляется при микротравмах. Этот документ составляется только при расследовании несчастных случаев, если был вред здоровью, временная утрата трудоспособности, тяжёлая или смертельная травма. Микротравмы не относятся к такой категории — в Трудовом кодексе они выделены отдельно: речь идёт о повреждениях, не вызывающих расстройство здоровья и не требующих освобождения от работы.

Тем не менее, факт микротравмы подлежит учёту. Вместо Н-1 заполняется справка о микротравме. В приказе Минтруда № 632н есть образец (приложение № 1), который можно использовать как шаблон. Справка включает описание инцидента, причины, дату, данные пострадавшего, подпись ответственного и, при необходимости, руководителя подразделения. Хранится она вместе с журналом.

При проверке ГИТ могут затребовать как сам журнал, так и отдельные справки. Это нормально — важно, чтобы они были оформлены грамотно. А вот акт Н-1 на микротравму составлять нельзя — такой документ окажется вне правового поля и может вызвать претензии у проверяющих.

Есть исключения. Если травма изначально была расценена как микротравма, но позже вызвала заболевание или больничный, её нужно переквалифицировать в несчастный случай. В этом случае оформляется акт Н-1 задним числом и подаётся сообщение в инспекцию как о скрытом несчастном случае.

Ответственность и риски работодателя

Хотя учёт микротравм носит профилактический характер, его отсутствие может привести к серьёзным последствиям:

1. Штрафы от трудовой инспекции. Неведение журнала квалифицируется как нарушение требований охраны труда (ст. 5.27.1 КоАП РФ). Размер штрафов: – для должностных лиц — от 2 000 до 5 000 руб.; – для юрлиц — от 50 000 до 80 000 руб.; – повторное нарушение — до 200 000 руб. Избежать этого просто: фиксируйте инциденты.

2. Проверки и предписания. Если ГИТ выявит, что микротравмы не регистрировались, инспектор может: – выдать предписание, – заподозрить скрытые несчастные случаи, – начать расследование с запросами в медучреждения. Это затраты времени и потенциальные санкции.

3. Повышение травматизма. Игнорируя микротравмы, работодатель теряет шанс предотвратить серьёзные инциденты. Анализ простых ушибов и порезов помогает вовремя выявить опасности и устранить их — будь то влажный пол, неудобный инструмент или отсутствие СИЗ.

4. Жалобы работников. Невнимание к микротравмам может подорвать доверие к службе ОТ. Работник, не получивший реакции на инцидент, при спорной ситуации может пожаловаться в инспекцию. Последствие — внеплановая проверка.

5. Ответственность за причину микротравмы. Сама микротравма — не страховой случай, и штрафа за неё нет. Но если причина — недоработка работодателя (например, нарушены нормы безопасности), инспекция вправе потребовать устранить нарушение. За игнорирование — новый штраф.

Современное решение: модуль «Контроль сроков» для электронного журнала

Вести журнал микротравм можно вручную — или упростить процесс с помощью цифрового инструмента. Модуль «Контроль сроков» от ABIE System — решение, которое делает электронный журнал не только удобным, но и полностью соответствующим закону.

Что вы получаете:

1. Электронный журнал с юридической силой. Все записи заносятся в защищённую базу и подтверждаются ЭЦП. Это полностью легитимный журнал: можно фильтровать данные по дате, сотруднику, подразделению. Больше не нужно листать тетради.
2. Контроль сроков и напоминания. Модуль автоматически напоминает ответственному о дедлайнах: – «Получено сообщение – осталось 2 дня на рассмотрение» – «Составьте справку до 16:00, чтобы уложиться в 3 рабочих дня» Это исключает просрочки и снижает риски.
3. Шаблоны справок и автоматические отчёты. Система содержит готовые формы: справку о микротравме, структуру журнала. Достаточно внести ключевую информацию — остальное заполнится автоматически. Также можно сгенерировать отчёт за квартал: сколько микротравм, по каким причинам и в каких отделах.
4. Централизованное хранение и защита данных. Вся информация в единой базе, с разграничением доступа. Только уполномоченные сотрудники (например, специалист ОТ или главный инженер) могут вносить или просматривать данные. Регулярное резервное копирование — никакие файлы не теряются.
5. Интеграция с другими системами. Модуль можно связать с медпунктом, кадровой системой и другими модулями. Например, обращение в медпункт автоматически передаётся в журнал микротравм. Или повторяющиеся травмы влияют на пересмотр оценки рисков.
6. Мобильный доступ. Ответственные могут заполнять журнал с планшета или смартфона. Мастер зафиксировал микротравму на участке — тут же внёс её в систему. Специалист ОТ поставил ЭЦП — всё готово. Это особенно важно для распределённых производств.
7. Минимизация ошибок. Программа не даст пропустить обязательные поля, автоматически проверит наличие справок, напомнит поставить подпись. Это снижает риск штрафов за неверное оформление.
8. Прозрачность для инспекторов. На время проверки можно предоставить гостевой доступ в «просмотр журнала». Инспектор увидит всё: хронологию, справки, меры, ЭЦП — без кип бумаг и лишних вопросов.

Таблица: Что даёт модуль «Контроль сроков»

Заключение: чек-лист правильного ведения журнала микротравм

Проверьте, что у вас всё организовано правильно:

1. Приказ издан — с 1 марта 2022 года или позднее. Назначены ответственные, указано, что учет микротравм обязателен, поручено разработать положение и завести журнал.

2. Локальный акт утверждён — в нём описано, кто сообщает о микротравме, кто проводит расследование, в какие сроки (не более 3 дней), какие формы используются, как хранится информация. Если есть профсоюз — акт согласован с ним.

3. Персонал проинформирован — все сотрудники ознакомлены с новым порядком под подпись. Ответственные лица прошли инструктаж или обучение по ведению учета микротравм.

4. Журнал учёта заведен — бумажный (пронумерованный и прошнурованный) или электронный (с ЭЦП). Все графы соответствуют требованиям приказа 632н.

5. Используется форма справки — по каждому случаю микротравмы составляется справка (по образцу из приложения № 1 к 632н).

6. Расследования проводятся — ответственный собирает информацию, при необходимости привлекается руководитель, пострадавший даёт объяснение. В течение 3 рабочих дней оформляются справка и запись в журнале.

7. Принимаются меры — по каждому случаю фиксируются действия, предотвращающие повтор (выданы СИЗ, исправлено оборудование, проведён инструктаж). Эти меры отражаются в журнале и справке.

8. Документы хранятся надёжно — определено место хранения журнала и справок (например, отдел охраны труда). Срок хранения — не менее 1 года, желательно 5 лет. Электронные данные регулярно резервируются.

9. Электронный формат узаконен — если вы перешли на ЭЖ, система настроена, сотрудники обучены, в положении указана юридическая сила электронного журнала. При необходимости можно распечатать данные для проверки.

10. Анализ проводится регулярно — служба ОТ раз в квартал или полгода анализирует журнал, выявляет причины, принимает меры. Результаты обсуждаются на комиссии по ОТ — это признак работающей системы.

Помните: цель учета микротравм – не формальность, а реальное снижение травматизма. Каждая записанная и разобранная царапина – это вклад в то, чтобы завтра не произошло чего-то хуже. Поэтому ведите журнал не “для инспекции”, а для себя и своих сотрудников. А современный инструментарий сделает процесс проще.

В 2025 году электронный журнал микротравм – это законно, удобно и надежно. Если вы еще сомневаетесь, самое время попробовать. Хотите законно перейти на электронный учет микротравм без лишних бумажек? Запишитесь на демо модуля «Контроль сроков»! Мы наглядно покажем, как ваша компания сможет вести журнал микротравм в цифре, соблюдая все нормы и не опасаясь претензий.