Медосмотры: как не сорвать сроки и избежать штрафов

Прохождение обязательных медосмотров остаётся ключевым элементом охраны труда. С 1 марта 2025 года вступают в силу новые правила Минздрава: обновлён перечень противопоказаний, порядок и сроки проведения медосмотров. Работодателям необходимо скорректировать локальные акты и графики в соответствии с новыми нормами.

Проверки надзорных органов (Роструд, Роспотребнадзор и др.) стали чаще, а штрафы выше:

• за допуск работника без обследования — от 110 000 до 130 000 ₽ для организации,
• для должностных лиц — от 15 000 до 25 000 ₽.

При несчастном случае факт пропущенного медосмотра усиливает ответственность работодателя, вплоть до уголовной. Контроль сроков стал вопросом не только безопасности, но и финансовой стабильности бизнеса.

Виды обязательных медосмотров

Согласно ТК РФ (ст. 213–220) и приказу Минздрава № 29н, предусмотрено несколько типов медосмотров:

• Предварительный — проводится при приёме на работу для оценки пригодности. Без него нельзя трудоустроить на вредные или опасные должности.
• Периодический — повторяется в процессе работы. Частота зависит от условий труда (обычно раз в 1–2 года).
• Внеочередной (целевой) — назначается при изменении условий труда, после болезни, аварии или по медпоказаниям.
• Предсменный (предрейсовый) — для водителей, машинистов и других профессий с управлением транспортом; проводится ежедневно перед сменой.
• Послесменный (послерейсовый) — фиксирует состояние водителей и операторов после смены.

Таблица. Виды медосмотров и сроки прохождения

Сроки прохождения медосмотров: что требует закон

• Предварительный медосмотр обязателен при приёме на вредные и опасные работы. Без заключения врача сотрудника нельзя допускать (ст. 220 ТК РФ).
• Периодические осмотры проводятся регулярно в течение работы. Частота зависит от вредных факторов (Приложение к Приказу Минздрава № 29н):
• обычно раз в 1–2 года,
• в отдельных случаях — ежегодно или раз в полгода,
• для работников до 21 года и декретированного контингента (детсады, школы, медучреждения, питание) — ежегодно.
• Предсменные/послесменные осмотры обязательны для водителей и машинистов (ежедневно, перед и после рейса).

Хранение результатов. Заключения оформляются медорганизацией. Закон прямо не требует хранить их у работодателя, но на практике рекомендуется подшивать копии в личные дела сотрудников для защиты при проверках.

Ответственность за нарушения сроков

Невыполнение графика медосмотров влечёт серьёзные санкции:

• Ст. 5.27.1 КоАП РФ: штраф для организаций — 110–130 тыс. ₽, для должностных лиц — 15–25 тыс. ₽.
• Ст. 12.31.1 КоАП РФ: за допуск без предрейсового медосмотра — от 3 000 ₽ (граждане) до 30 000 ₽ (организации).
• При повторных нарушениях возможна дисквалификация ответственных лиц.
• Ст. 143 УК РФ: если несчастный случай связан с пропуском медосмотра, возможно уголовное преследование.

Таким образом, контроль сроков медосмотров — это не формальность, а обязанность, напрямую влияющая на финансовые и правовые риски компании.

Типичные ошибки работодателей при организации медосмотров

На практике нередко допускаются обычные, но грубые ошибки, связанные с организацией и учётом медосмотров:

• Нет чёткого графика. Работодатели не разрабатывают и не актуализируют годовые графики осмотров – особенно если штат большой или в компании много видов работ. Неучтённые сотрудники в итоге «выпадают из поля зрения», и осмотры срываются.
• Потеря информации о сроках. Иногда ведомости сотрудников и даты прошедших осмотров хранятся в разрозненных Excel-файлах или на бумаге. Это приводит к путанице и пропускам – особенно если проверяющие требуют историю прохождения за несколько лет.
• «Забытые» сотрудники при большом штате. В крупных компаниях, где медосмотры проводятся поэтапно или на выезд, бывает, что часть работников не включается в списки (например, из-за сменности графиков или работы вахтовым методом). Такие сотрудники остаются без обследования до следующей проверки.
• Срыв приёма новых работников. Ещё один распространённый недуг – когда после допусков к работе новички задерживаются в офисе вместо клиники. Работник приступает к обязанностям, а медосмотр «завтракает», в итоге новая группа сотрудников накапливается, и руководству грозит штраф за допуск до медицинского заключения.

Всех этих проблем можно избежать с помощью продуманной организации и контроля сроков. Рекомендуется назначить ответственного за охрану труда сотрудника, который будет отслеживать график осмотров, вести поимённый учёт и своевременно направлять работника на обследование. Но при ручном управлении учётом даже идеальные инструкции иногда игнорируются – здесь на помощь приходит автоматизация.

Как автоматизация помогает не сорвать сроки

Ручное ведение учёта медосмотров (бумажные журналы, Excel-таблицы и т.д.) чревато ошибками и потерями времени. На практике весь цикл организации – от составления списков до получения заключений – превращается в рутину, особенно в среднем и крупном бизнесе. Автоматизированное решение позволяет переложить ответственность за контроль сроков на систему.

• Проблемы ручного учёта: При традиционной схеме охрана труда составляет план-график медосмотров вручную, отправляет направления по почте или курьером, а затем получает печатные заключения. Трудно проследить, кто и когда получил направление, прошёл обследование или пропустил срок. Из-за большого потока данных случаются сбои.
• Модуль ABIE «Контроль сроков»: Специальное ПО объединяет все сроки предприятия в едином интерфейсе. Для медосмотров это означает, что система сама формирует план-график прохождения осмотров по каждому сотруднику на основе приказов, должностей и результатов спецоценки. Она автоматически рассылает напоминания ответственным лицам и самим работникам о предстоящих осмотрах и фиксирует их статус (назначено/пройдено/просрочено). После прохождения медосмотра результат вносится в систему, и появляется исчерпывающий отчёт о выполнении плана. Такая автоматизация позволяет не упускать из виду ни одного «срока» – ни предварительного, ни периодического осмотра.
• Напоминания и отчёты: ABIE «Контроль сроков» отправляет электронные уведомления по E-mail и СМС за несколько недель и дней до даты медосмотра. Если работник переносит приём или не пришёл на обследование, система помечает это и делает предложение переназначить. Для проверяющих готовятся шаблонные отчёты по пройденным и просроченным медосмотрам, что существенно упрощает подготовку к аудиту.

Узнать подробнее → https://abiesystem.ru/products/kontrol-srokov

В целом внедрение такого цифрового решения устраняет «человеческий фактор» в учёте сроков: ответственным остаётся только завести работника в систему и указать категорию работ. Дальше – платформа сама следит, чтобы ни один сотрудник не выпал из графика медосмотров. Это означает минимум ошибок (от «забытых» сотрудников до просрочек) и полную прозрачность перед контролёрами.

FAQ: ответы на частые вопросы

1. Как часто нужно проводить медосмотры сотрудников?

Зависит от условий труда. По Приказу Минздрава № 29н периодичность обычно составляет 1–2 года, при высокой опасности — чаще.

2. Обязательно ли проходить медосмотр перед приёмом на работу?

Да. На вредные и опасные должности сотрудника нельзя допускать без заключения врача (ст. 220 ТК РФ).

3. Кто оплачивает медосмотр работников?

Работодатель. Расходы закреплены за организацией (ст. 212 ТК РФ). Для работника процедура бесплатна, а средний заработок сохраняется.

4. Что будет, если сотрудник не прошёл медосмотр вовремя?

Его необходимо отстранить до обследования. Допуск без заключения грозит штрафами (110–130 тыс. ₽ для организации) и дисквалификацией руководителя.

Заключение: как не допустить штрафов

Ключ к минимизации рисков – это строгое соблюдение сроков медосмотров и прозрачный учёт процедур. Поскольку законодательство и практика проверок в 2025 году предъявляют всё более строгие требования, компании должны выстроить надёжную систему контроля. 

Внедрение цифровых инструментов (например, модуля ABIE «Контроль сроков») помогает избежать хаоса: система самостоятельно формирует графики, напоминает ответственным о предстоящих осмотрах и фиксирует их результаты. Это позволяет быть уверенным, что ни один срок не будет пропущен. Как показывает практика, предприятия, использующие такую автоматизацию, значительно снижают вероятность штрафов и всегда готовы к внеплановым проверкам. Исполнение требований закона – лучший способ сохранять здоровье персонала и финансовую стабильность бизнеса.