Как ускорить выдачу СИЗ без увеличения штата кладовщиков

Почему образуются очереди на складе СИЗ

Очереди на складе СИЗ часто вызваны сочетанием пиковых нагрузок и неудобных ручных процессов. При сменах или массовой перевооружении бригад обычно сразу требуется большое количество одежды и СИЗ, и одних кладовщиков не хватает. Сезонная смена спецодежды (лето/зима) или раздача новой экипировки новым сотрудникам тоже создаёт резкий рост спроса.

Ручные операции занимают много времени: кладовщик вынужден индивидуально подбирать размеры и SKU, оформлять заявки и вести журналы выдачи, собирать подписи. Часто приходится оформлять бумажные или Excel-ведомости, что замедляет процесс. Такие операции легко приводят к дублям заявок и ошибкам.

Точки выдачи обычно ограничены: кладовщик работает из одного «окошка», склад может быть открыт не круглосуточно, а «живые очереди» растут по переменам. При этом сотрудники теряют время на дорогу до склада и ожидание. В совокупности это создаёт узкие места в логистике выдачи.

Последствия нескорого процесса выдачи СИЗ серьёзны: бригады простаивают, начинает меняться график смен (срываются планы старта работ), кладовщики вынуждены работать сверхурочно. Кроме того, возникают ошибки учёта из-за длительного нахождения вещей вне системы. В одном производственном проекте фиксировали до 2 часов 15 минут на выдачу СИЗ, из которых около полутора часов работник просто ждал в очереди. Изменения в заявках приходилось вносить «на месте», что дополнительно тормозило процесс и уменьшало доступное рабочее время персонала.

Что такое постамат для выдачи СИЗ и как он ускоряет процесс

Постамат — это терминал самообслуживания (автомат), который автоматически выдаёт СИЗ и спецодежду по заявке сотрудника. Процесс выдачи через постамат значительно упрощён:

• Идентификация сотрудника и учёт норм. Сотрудник авторизуется у терминала (с помощью карты доступа или PIN-кода), и система показывает ему список положенных по норме вещей. Это исключает ошибки с «человеческими» нормами и ускоряет выбор. Пользователь выбирает нужный предмет, и постамат выдает его автоматически из соответствующей ячейки.
• Предварительные заявки и бронь. Сотрудник может заранее сделать запрос на комплект СИЗ через приложение или инфокиоск (ERP-систему). Постамат резервирует этот комплект и подготавливает его к выдаче. Благодаря этому большая часть сотрудников приходит уже с номером заказа и сразу получает вещи, минуя очередь. Это существенно снижает нагрузку на «живую» очередь.
• Уведомления, 24/7 доступ и офлайн-режим. Постамат может работать круглосуточно (24/7), позволяя брать СИЗ по вечерам или ночью без ожидания. Система отправляет уведомления (SMS/E-mail) напоминания о необходимости выдачи или замены СИЗ. Даже при потере связи постамат может выдавать базовые наборы в офлайн-режиме, сохраняя выполнение норм в случае сбоя сети.
• Интеграции со СКУД и учётными системами. Терминал легко подключается к системе контроля доступа (СКУД) и ERP/учётным системам. Например, Постамат от ABIE интегрируется с 1С, SAP, ERP и HRM, контролируя факты выдачи. Это позволяет автоматически блокировать доступ работника на участок, если он не получил положенное СИЗ, и вести точный учёт остатков.

В результате выдача через постамат становится гораздо быстрее и прозрачнее. Автоматизированный пункт самообслуживания одновременно работает с несколькими сотрудниками и выдает СИЗ по заранее заданным нормам. Это устраняет основные задержки и ручную сортировку вещей.

KPI: как измерить ускорение без увеличения штата

Чтобы объективно оценить эффект постамата, нужно сравнить ключевые метрики до и после внедрения (пилота).

В качестве исходных KPI можно взять:

• Среднее время выдачи на человека. Сколько минут уходит в среднем на одну выдачу;
• Длина очереди. Сколько человек одновременно ожидают выдачи в пиковый момент;
• Простой (в мин./смену). Сколько минут простаивает бригада из-за ожидания СИЗ;
• Ошибки по нормам (%). Доля случаев, когда сотруднику выдали не полный набор или не по норме.

После пилота сравнивают:

• Пропускную способность. Сколько человек обслуживается постаматом за смену vs. вручную;
• % выдач по предзаявкам. Доля выдач, сделанных вне очереди по заявкам;
• Точность учёта. Снижение потерь и пересортицы по сравнению с ручным учётом;
• Доля возвратов в срок. Процент возвращённых вовремя вещей и обменов без простоев.

Например, вы можете рассчитать сэкономленные человеко-минуты следующим образом: Сэкономленные чел-мин/смену = (Δвремя выдачи на человека) × (число сотрудников в пике). Это поможет оценить, сколько времени удаётся вернуть персоналу и складским. После пилота видно, как изменилась пропускная способность и снизился процент ожидания.

TCO: почему постамат снижает затраты без найма

При оценке внедрения нужно учитывать полную стоимость владения (TCO). CAPEX – это капитальные затраты на оборудование, ПО и интеграцию постамата. OPEX – текущие расходы на обслуживание, энергию, пополнение ячеек. Хотя CAPEX на постамат выше, чем у простого «окна-выдачи», экономия на OPEX может быть существенной.

• Экономика простоев. Стоимость минуты простоя бригады часто значительно превышает затраты на обслуживание оборудования. Если постамат избавляет от задержек, то экономятся тысячи руб в день.
• Овертайм кладовщиков. При ручной выдаче требуется больше рабочих смен кладовщиков и доплаты за сверхурочные. Постамат позволяет поддерживать тот же объем выдачи штатными силами, избегая доплаты.
• Ошибки и пересортица. Каждая ошибка учёта или пропущенный предмет – это деньги на потерянные СИЗ. Постамат ведёт полный лог операций, что снижает потери и риск простоя из-за дефицита средств.
• Риски и устойчивость. Постамат проектируется с резервным питанием и хранит офлайн-данные, чтобы выдача шла даже при отключении питания или интернета. Также корпус защищён от вандализма. Главное – организовать регламент пополнения: запланировать доставку СИЗ до начала смен, чтобы ячейки не пустели в пиковые часы.

По оценкам экспертов, системы автоматизации выдачи окупаются за 1–2 года. Так, исследование Ansell показало, что автоматизация выдачи СИЗ может дать экономию свыше €50 000 в год для компании с ~500 работниками. По данным KPMG, крупные предприятия (5000+ чел.) возвращают инвестиции в вендинговые системы за 8–16 месяцев. Все это – условные примеры, но они иллюстрируют потенциал экономии за счёт сокращения простоев и расходов на персонал.

Таблица 1 — «Ручная выдача vs Постамат»

Таблица 2 — «Сценарии → Функции постамата → Эффект»

Как внедрить без хаоса: пошаговый план

• Аудит номенклатуры и норм: Проанализируйте, какие СИЗ и размеры нужны разным подразделениям и ролям. Уточните нормы выдачи по должностям и условиям труда.
• Замер пиков и узких мест: Проведите наблюдение за работой склада в течение всех рабочих смен. Определите периоды с максимальными очередями (например, пересменки, выдача сезонной спецодежды) и зафиксируйте затрачиваемое время на ключевые операции.
• Выбор места установки постамата: Поместите терминал рядом с проходной или цехом, где сосредоточены сотрудники. Учтите требования: место с электропитанием, стабильной сетью и защитой от холода/влаги, надёжное крепление.
• Интеграция с системами: Подключите постамат к СКУД и учётной системе (ERP/1С). Настройте модули заявок, норм и уведомлений. Убедитесь, что через инфокиоск или мобильное приложение сотрудники могут подавать заявки и изменять размеры.
• Пилот (2–4 недели): Начните с одного участка или цеха. Обучите персонал и кладовщика работе с системой. Во время пилота замеряйте исходные показатели, собирайте отзывы. Вносите корректировки в расписание пополнения и настройки норм по ходу опытной эксплуатации.
• Масштабирование: После успешного пилота переходите на другие участки предприятия. Расширяйте сеть постаматов по мере необходимости, опираясь на полученный опыт и заранее измеренные KPI.

Частые ошибки и как их избежать

• Один постамат «на всё» – без учёта пиковых нагрузок и удалённости цехов. Из-за этого машина перегружается или находится далеко от большинства сотрудников. Лучше начать с нескольких точек по важным участкам.
• Нет регламента пополнения – постамат остаётся пустым именно в час X. Обязательно установите график: пополнять автомат до начала смен или пиковых периодов и мониторить остатки.
• Не настраивают нормы – персональные лимиты выдачи игнорируются, начинается «серая» выдача. Перед запуском проверьте, что система содержит актуальные нормы по каждому сотруднику, подразделению и смене.
• Никаких резервных сценариев – что если сеть упала или питание пропало? Постамат должен иметь офлайн-режим и аварийный план (например, мобильный резервный постамат или запасной набор работников), чтобы доступ к СИЗ оставался.

Как мы решаем

Решение Постамат от ABIE SYSTEM помогает убрать «живую» очередь за счёт предзаявок, круглосуточного доступа и учёта персональных норм. Сотрудник заранее подает заявку и самостоятельно получает набор СИЗ в удобное время, не тратя время в ожидании. Система идентифицирует пользователя и выдаёт вещи по ролям и лимитам, фиксируя каждый акт выдачи для точного учёта. Кроме того, постамат поддерживает возврат через приёмные ячейки и интегрируется со СКУД и учетными системами предприятия, что исключает ошибки и «левых» выдач. В результате бригады получают экипировку быстрее, а кладовщики освобождаются от рутинной работы — без расширения штата.

Узнать подробнее → https://abiesystem.ru/products/postamat

FAQ

Где лучше устанавливать постамат для максимального эффекта?
Постамат размещают там, где проходят основные рабочие потоки. Чаще всего — у проходной цеха или непосредственно рядом с крупными производственными участками. Главное – чтобы работникам было удобно быстро добежать до терминала на пересменках. Иногда ставят постамат в центральном складе, но если в цеху много людей, лучше установить несколько точек ближе к цеховой территории.

Как ускорить выдачу спецодежды в сезон?
В сезон массового переоснащения важно планировать. Во-первых, заранее оформите все заявки через систему (регламентируйте сроки отправки заявок до начала сезона). Во-вторых, рассмотрите расширение склада постаматов – например, временно добавить один модуль в пик сезона. Также можно продлить часы работы склада или обеспечить ночной доступ к постамату (24/7). Автоматизация помогает ещё и тем, что многие сотрудники сразу получают одежду по предзаявкам, а не создают давку в один момент. Это значительно разгружает кладовщиков в «часы пик».

Что делать с возвратами/обменами и размерами?
Постамат предусмотрен и для возвратов: сотрудник кладёт ненужный предмет в приёмную ячейку, а система списывает его с учёта. Если нужен обмен по размеру, после возврата он может сразу получить аналогичный предмет нужного размера. Все операции автоматически фиксируются. Таким образом, не придется искать свободного кладовщика – возврат и выдача новой вещи произойдут через одну станцию, с минимальными простоями.