Как отслеживать износ и замену спецодежды в автоматическом режиме

Введение

Контроль за состоянием и износом спецодежды — важнейшая задача службы охраны труда (ОТ и ТБ) на предприятии. Невыполнение норм замены спецодежды может привести к травмам сотрудников и серьезным штрафам — до 150 тысяч рублей. Подробно о требованиях к выдаче и замене спецодежды читайте в Приказе Минтруда № 997н. Несмотря на это, многие компании продолжают вести учет спецодежды вручную с использованием бумажных карточек или Excel-таблиц. Это ведет к ошибкам, недостачи или перерасходу СИЗ, а также снижению прозрачности процесса.

В этой статье рассмотрим проблемы ручного учета и способы решения этих проблем с помощью автоматизации процессов учета спецодежды на предприятии.

Проблемы ручного учета износа спецодежды

1. Трудности ручного отслеживания износа. 

При традиционном учете сложно своевременно отслеживать износ спецодежды. Информация о дате выдачи и сроке носки часто хранится в карточках сотрудников, и ее обновление зависит от человеческого фактора. Из-за этого изношенная спецодежда продолжает использоваться, увеличивая риск травм.

2. Перерасход и несоответствие нормам. 

Отсутствие прозрачного учета может привести к перерасходу бюджета на СИЗ, когда спецодежду меняют чаще, чем нужно, или наоборот, к запоздалой замене, что нарушает нормы и приводит к штрафам. Это также увеличивает риски для работников, так как изношенные СИЗ теряют свою защитную функцию.

Таблица 1: Сроки службы спецодежды в зависимости от типа и материала

3. Сложности управления запасами. 

Без автоматизированной системы сложно точно определить потребность в СИЗ. Логисты могут делать заказы на основе субъективных оценок, что приводит к излишкам или нехватке на складе. Кроме того, ручной учет не позволяет эффективно отслеживать сроки годности и сертификацию СИЗ, что особенно важно для фильтрующих элементов и медицинских средств защиты.

4. Разрозненность и отсутствие единого контроля.

Информация о спецодежде часто хранится в разных местах: в отделе кадров — личные карточки, на складе — приходно-расходные журналы, а в ОТ — графики проверки и замены. Это ведет к ошибкам и несоответствиям, так как данные не синхронизированы. Например, отдел кадров может не сообщить складу о сроках замены зимней одежды для сотрудников, а склад может выдать новую пару обуви до того, как старая износится. Отсутствие единой системы учета приводит к сбоям в замене СИЗ и повышенным расходам.

Таблица 2: Сравнение традиционного и автоматизированного учета спецодежды

Как автоматизация решает эти проблемы

Современные цифровые технологии предлагают эффективные решения для учета и контроля спецодежды, устраняя проблемы, связанные с человеческим фактором и ручным учетом. Рассмотрим, как автоматизация помогает решать ключевые задачи:

1. Электронный учет и метки

В системе создаётся электронная карточка на каждого сотрудника, куда заносится информация о выданной ему спецодежде. С момента передачи в эксплуатацию изделию присваиваются все характеристики: дата выдачи, нормативный срок носки, уникальная маркировка (QR-код, штрихкод или RFID-метка). Такой подход позволяет вести складской учёт в разрезе номенклатуры и размеров, отслеживать фактический срок использования и состояние каждой единицы. При достижении конца срока носки система автоматически фиксирует необходимость замены.

2. Автоматические напоминания о замене

Одним из значительных преимуществ автоматизации является возможность настройки напоминаний. Система заранее уведомляет сотрудников и ответственных лиц о том, что их спецодежда скоро требует замены. Уведомления приходят через email или SMS, а также отображаются в личном кабинете сотрудника. Это позволяет избежать забытых замен и обеспечивает своевременную выдачу новых комплектов, соблюдая все нормы и гарантируя безопасность.

3. Соблюдение норм и предотвращение штрафов

Автоматизация помогает обеспечить соблюдение всех нормативных требований. Программа рассчитывает сроки выдачи спецодежды для каждого сотрудника в соответствии с действующими стандартами. Все данные о выдаче и списании фиксируются в системе, что позволяет легко доказать соблюдение сроков и норм в случае проверок. Также интеграция с системами контроля доступа (СКУД) позволяет блокировать доступ к рабочим зонам сотрудникам без необходимой спецодежды, что дополнительно усиливает безопасность на предприятии.

4. Оптимизация запасов и заявок

Система позволяет автоматически формировать заявки на закупку спецодежды, исходя из реальных потребностей, с учетом сроков замены. Это помогает избежать как дефицита, так и излишков. Программное обеспечение отслеживает остатки на складе в режиме реального времени, позволяя точнее планировать закупки и бюджет. Также возможна настройка аутсорсинга спецодежды, при котором заказ на поставку делается только по мере износа, что снижает количество неликвидных остатков.

5. Единая база данных и аналитика

Все данные о спецодежде и средствах индивидуальной защиты (СИЗ) собираются в единой системе, что упрощает контроль для различных служб (отдел охраны труда, снабжения, кадров и склада). Руководители могут в любой момент получить отчет о текущем состоянии: кто обеспечен, когда требуется замена и сколько было потрачено на закупки. Также аналитические инструменты помогают выявить проблемы (например, частый преждевременный износ в определенном цехе), что позволяет принимать более обоснованные управленческие решения.

Решения для автоматизации учета и выдачи спецодежды

Для эффективного контроля износа спецодежды на рынке представлены специализированные программно-аппаратные комплексы. Они интегрируются с другими системами предприятия (HR, склад, производственные модули) и охватывают полный цикл – от планирования закупок до непосредственной выдачи сотруднику. Одним из примеров такой системы является ABIE SYSTEM – отечественная платформа, объединяющая ряд модулей для цифровизации процессов охраны труда. Рассмотрим возможности этих решений и то, как они помогают предприятиям справиться с вышеописанными проблемами.

Таблица 3: Сравнение способов получения спецодежды

ABIE «Спецодежда»: учет износа и автоматизация выдачи СИЗ

Модуль ABIE «Спецодежда» предназначен для эффективного управления спецодеждой и средствами индивидуальной защиты (СИЗ) на предприятии. Внедрение этого решения позволяет перевести учет спецодежды в электронный формат и автоматизировать все этапы работы с СИЗ.

1. Единая база данных и нормы выдачи

Система создает карточку для каждого сотрудника, включая персональные данные, должность, подразделение, нормативы выдачи, размеры и результаты медосмотров. На основе этой информации программа автоматически формирует потребность в СИЗ для каждого работника, контролируя соблюдение норм и сроков замены. Например, система будет отслеживать, когда сварщику нужно выдать новый комплект спецодежды.

2. Онлайн-заявки и удаленное согласование

Работник может подать заявку на получение или замену СИЗ через онлайн-платформу или мобильное приложение. Все согласования с руководителями и службой охраны труда происходят в электронном виде, что ускоряет процесс и исключает необходимость в бумажных подписях. Вся информация фиксируется в системе, что позволяет ускорить процесс выдачи и сделать его более прозрачным.

3. Автоматизированная выдача через постаматы

После одобрения заявки, работник может получить СИЗ через постаматы или вендинговые аппараты, установленные на территории предприятия. Эти устройства работают круглосуточно и позволяют быстро и удобно получить нужные средства защиты. Система фиксирует каждую операцию, что исключает возможность выдачи лишних комплектов.

4. Отслеживание износа и обслуживание спецодежды

Для контроля состояния спецодежды используется маркировка, например, термометки или RFID-метки. Это позволяет точно отслеживать, сколько раз была выстирана вещь, ее степень износа и прогнозировать, когда она подлежит замене. Программа обновляет данные о каждом изделии после стирки или ремонта, обеспечивая точный учет и соблюдение сроков службы.

5. Интеграция с другими системами безопасности

Модуль ABIE «Спецодежда» интегрируется с другими системами безопасности предприятия, такими как электронные наряд-допуски и системы контроля доступа (СКУД). Если работник не обеспечен нужными СИЗ, система не позволит ему приступить к работе, блокируя доступ на территорию.

6. Данные о поставщиках и сертификации

Система хранит данные о поставщиках, сертификациях и сроках годности СИЗ. Это помогает соблюдать нормативные требования и избегать использования спецодежды с истекшими сроками сертификации. Программа автоматически напоминает о необходимости замены и может формировать заказы на закупку новых комплектов.

7. Преимущества внедрения

Внедрение ABIE «Спецодежда» позволяет оптимизировать бизнес-процессы, минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором, и снизить риски несоответствия законодательству. Кроме того, автоматизация помогает избежать проблем с неликвидными остатками, планировать потребности в СИЗ и эффективно управлять бюджетом. Руководители получают аналитическую информацию, которая помогает принимать обоснованные управленческие решения и избегать штрафов.

ABIE «Спецодежда» — это ключевая часть цифровизации процессов охраны труда, которая помогает обеспечить безопасность работников, соблюсти нормы законодательства и оптимизировать расходы.

Комплексный подход: интеграция дополнительных модулей

Помимо учета спецодежды, полная цифровизация процессов ОТ и ТБ на предприятии требует охвата смежных задач. ABIE SYSTEM предлагает ряд модулей, которые в связке создают единую экосистему безопасного и эффективного производства.

Эти модули интегрируются с ERP и MES-системами предприятия, обеспечивая прозрачность и контроль на всех уровнях. Внедрение такого комплекса — это инвестиция в безопасность и эффективность, обеспечивающая значительный возврат инвестиций (ROI). Комплекс помогает снизить травматизм, оптимизировать складские запасы, сократить простои и улучшить производительность труда.

Современные решения, обладают интуитивно понятным интерфейсом, упрощают обучение персонала и обеспечивают бесшовный переход на цифровой учет, улучшая управление охраной труда и безопасности на предприятии.

Заключение

Контроль износа и своевременная замена спецодежды — ключ к безопасности и эффективности предприятия. В условиях ужесточения требований охраны труда автоматизация учета СИЗ помогает избежать рисков, штрафов и оптимизировать бюджет. Цифровая система упрощает процесс, автоматически напоминает о сроках и контролирует все этапы.

Внедрение таких решений — это инвестиция в безопасность и доверие сотрудников, улучшение корпоративной культуры и снижение текучести кадров. Системы, как ABIE SYSTEM, обеспечивают максимальную защиту с минимальными усилиями, позволяя предприятиям контролировать все процессы через единую цифровую платформу.

Если вы хотите оптимизировать учет спецодежды и повысить безопасность на предприятии, пора переходить к цифровизации. Запишитесь на демо и убедитесь в эффективности этого подхода.