Как контролировать охрану труда в филиалах и не сорвать сроки проверок

Когда компания работает сразу в нескольких городах или имеет десятки филиалов, охрана труда превращается в сложнейший процесс. У каждого подразделения — свой ответственный, собственные журналы инструктажей и графики медосмотров. Передача информации в головной офис затягивается, а согласовать единые стандарты почти невозможно.

В результате возникают проблемы:

• разные правила и форматы ведения документов в филиалах,
• утрата или несогласованность данных,
• невозможность показать инспектору общую картину сразу по всем подразделениям.

Это повышает риск нарушений: отсутствие даже одного журнала инструктажей или пропущенный медосмотр трактуется как нарушение охраны труда и карается штрафом до 130 000 ₽ за сотрудника.

Какие процессы по охране труда особенно трудно контролировать

При распределённой системе особенно проблематично отслеживать:

• Ведение журналов инструктажей. Классические бумажные журналы каждый филиал ведёт самостоятельно. Синхронизировать их вручную сложно — легко пропустить запись или потерять документ.
• Медосмотры и их сроки. Необходимо помнить о периодичности предварительных и периодических медосмотров. Без единого учёта сроки могут быть упущены.
• СОУТ (специальная оценка условий труда) и проверки. СПОТ проводится раз в пять лет на вредных работах. Координировать это в разных филиалах непросто: задолженность по оценке ведёт к штрафам, а в большом холдинге легко пропустить срок.
• Учёт микротравм и расследования. Распределённая регистрация инцидентов повышает шанс повторных несчастных случаев. Без общей базы сложно оперативно собрать статистику по травматизму.
• Отчётность перед контролирующими органами. При проверке инспектор запросит документы по всем подразделениям. При отсутствии центральной базы собрать отчётность из всех филиалов проблематично и может затянуться.

Совокупность этих задач приводит к постоянному риску административных наказаний: отсутствие даже одного журнала инструктажей расценивается как непроведение обучения, что карается крупным штрафом (для каждой «цепочки» нарушения по 110–130 тыс. руб. – вплоть до приостановки деятельности)

Как централизованный контроль решает проблему

Централизованная система управления охраной труда снимает ключевые риски филиальной сети и даёт руководству полную картину происходящего.

1. Единая база данных для всех филиалов

Все журналы инструктажей, графики медосмотров, СОУТ, отчётность и сведения о микротравмах хранятся в одной системе.

• Филиалы больше не ведут свои «отдельные таблицы» — данные сразу синхронизируются.
• Информация не теряется при передаче в головной офис.
• Руководство видит реальное состояние дел «здесь и сейчас», без поездок и бумажной пересылки.

2. Общие стандарты оформления и ведения документации

Центральная система задаёт единый формат для всех документов.

• Каждый филиал ведёт журналы инструктажей и учёт медосмотров по одному шаблону.
• Инспекторам легко проверить данные: нет разночтений и «самодельных» форм.
• Это снижает вероятность штрафов за несоблюдение требований к оформлению.

3. Автоматические напоминания о сроках

Система формирует календарь по всем филиалам сразу:

• заранее предупреждает о приближении сроков медосмотров, СОУТ и инструктажей,
• рассылает уведомления ответственным лицам,
• исключает ситуации, когда один филиал «забыл» провести проверку и подвёл всю компанию.

4. Удалённый доступ и прозрачность для руководства

Руководители и специалисты ОТ могут в любой момент открыть систему и увидеть статус по каждому филиалу:

• кто прошёл инструктаж,
• где проведён медосмотр,
• в каком подразделении СОУТ подходит к окончанию. Это позволяет быстро выявлять проблемные зоны и принимать меры заранее.

5. Экономия времени и ресурсов

• Инженеры по ОТ не тратят часы на ручной сбор отчётов и сверку данных.
• Руководству не нужно запрашивать информацию по каждому филиалу — всё уже собрано в системе.
• При проверке инспектора можно выгрузить весь пакет документов «в один клик».

6. Снижение риска штрафов и остановки работ

Централизованная система фиксирует все записи с отметкой времени и подписью ответственных.

• Утрата журнала или «забытый» инструктаж невозможны.
• В случае проверки компания подтверждает выполнение требований и избегает штрафов до 130 000 ₽ за нарушение.

Решение: модуль ABIE «Контроль сроков»

ABIE «Контроль сроков» — это специализированное решение для компаний с филиальной сетью. Оно позволяет объединить все процессы охраны труда в единую систему и централизованно контролировать их.

Узнать подробнее → https://abiesystem.ru/products/kontrol-srokov

1. Централизованный учёт по всем филиалам

• В систему стекаются данные со всех подразделений: журналы инструктажей, списки сотрудников для медосмотров, результаты СОУТ, сведения о СИЗ и микротравмах.
• Информация автоматически синхронизируется и становится доступной центральному офису.
• Каждый филиал работает по единым правилам, а руководители видят «живую» картину без задержек.

2. Единый план-график мероприятий

• Система формирует общий календарь охраны труда на всю компанию.
• Руководство видит, у какого филиала скоро истекают сроки медосмотров или инструктажей.
• Ответственные сотрудники получают уведомления заранее — риск срыва сроков минимален.

3. Автоматические напоминания и уведомления

• Модуль рассылает напоминания на E-mail или в мессенджеры за несколько недель и дней до ключевых событий.
• Работники и ответственные лица не пропускают сроков.
• Даже при большом количестве филиалов система заменяет десятки телефонных звонков и ручных таблиц.

4. Готовность к проверкам

• Все документы хранятся централизованно, легко выгружаются или показываются на экране.
• Электронные журналы можно распечатать при необходимости.
• Каждая запись имеет отметку времени и подпись (ЭЦП), что обеспечивает юридическую силу документов.
• При проверке ГИТ компания готова показать отчётность по всем филиалам «в один клик».

5. Экономия времени и снижение нагрузки

• Специалисты по ОТ не занимаются постоянной пересылкой данных и сверкой таблиц.
• Система готовит сводные отчёты автоматически.
• Руководство получает доступ к аналитике: где есть риски, какие филиалы работают в срок, а где нужно усилить контроль.

6. Минимизация штрафов и рисков остановки

• Автоматизация исключает «забытых» сотрудников, пропущенные медосмотры и отсутствующие записи.
• Компания снижает вероятность штрафов до 130 000 ₽ за нарушения и демонстрирует инспекторам прозрачный контроль.

Таблица сравнения «Как сейчас / С централизованной системой»:

Преимущества для компаний с филиальной сетью

Внедрение централизованного модуля ОТ даёт компаниям с филиалами заметный эффект. Во‑первых, появляется полная прозрачность: руководство в любой момент видит, какие мероприятия проведены в каждом подразделении, а что ещё осталось сделать. Единая цифровая платформа обеспечивает доступность данных для всех участников процесса – от специалистов до начальства. Во‑вторых, достигается консистентность: унификация процедур и журналов позволяет всем филиалам работать по одному регламенту, без локальных «самодеятельностей». Это упрощает обучение сотрудников и внедрение лучших практик по всему предприятию.

Далее, экономится большое количество времени. Автоматизация удаления копий таблиц и согласований между отделениями позволяет специалистам сфокусироваться на проактивных мерах безопасности, а не на бумажной волоките. Как отмечено в аналитике по цифровизации ОТ, цифровая система ведения учёта «значительно упрощает процессы учёта, снижает трудозатраты и минимизирует человеческий фактор». Это означает, что компания может обслуживать больше филиалов теми же ресурсами по ОТ.

Наконец, растёт безопасность бизнеса. Централизованный контроль снижает вероятность ошибок: если в одном офисе случайно забыли внести запись, в другой момент систему можно оперативно скорректировать. А наличие полной документации снижает шансы штрафов. Напомним: за допуск к работе без инструктажей или медосмотров организация платит крупные штрафы, вплоть до 130 000 руб. за сотрудника. Единая система помогает избежать таких нарушений и добиться готовности к любой внезапной проверке.

FAQ: частые вопросы о контроле ОТ в филиалах

1. Как вести журналы инструктажей, если филиалов много?

Переход на электронные журналы – ключевое решение. Закон с 2021 года допускает заполнение любых журналов ОТ в цифровом формате. Используя централизованную систему (например, модуль ABIE), каждый филиал вносит записи в единую базу данных. При таком подходе все записи из журналов автоматически становятся доступными необходимым сотрудникам и контролирующим органам. Это исключает необходимость физически пересылать бумажные копии или вручную синхронизировать электронные таблицы между филиалами.

2. Можно ли вести охрану труда дистанционно?

Да, современная практика и технологии позволяют выполнять многие задачи «на удалёнке». Например, видеосвязь и онлайн-платформы делают возможным проведение обучений и инструктажей дистанционно. Более того, с помощью специализированного программного обеспечения руководители могут контролировать охрану труда на расстоянии: всю отчётность по инструктажам, медосмотрам и проверкам хранятся в централизованном аккаунте и доступны через интернет. При этом требования закона о проведении инструктажей остаются обязательными, но форму их документирования можно выбирать – бумажную или электронную. Электронный документооборот по ОТ позволяет удалённо проверить, что все процедуры пройдены в срок.

3. Как централизованно контролировать сроки медосмотров?

Вся сложность – в том, чтобы заранее видеть, у кого и когда заканчиваются допуски. Централизованная система решает эту проблему: она формирует общий график медосмотров и автоматически уведомляет ответственных лиц. При этом модули напоминаний ABIE рассылают предупреждения и руководителю, и работнику – например, за неделю до истечения срока очередного осмотра. Если филиалы вносят данные об обследованиях в систему, то менеджер ОТ видит, кто запланирован, кому нужно пройти проверку и когда. Таким образом, централизованный учёт исключает ручное отслеживание и риск пропустить «старый пропуск» – и помогает избежать соответствующих штрафов.

4. Что делать, если филиалы находятся в разных регионах?

Разные географические локации не отменяют требований ОТ: все филиалы подчиняются единой политике безопасности. Важный шаг – разработать единые регламенты и стандарты ОТ, которые будут использоваться повсеместно. Затем система «Контроль сроков» объединяет филиалы в одну сеть: она учитывает местные нюансы (например, региональные нормативы или языковые особенности) и при этом обеспечивают единый уровень контроля. Как указывают нормативы, Система управления охраной труда охватывает все рабочие места и структурные подразделения предприятия – филиалы разных городов и областей включаются в неё наравне с головным офисом. Поэтому с цифровым инструментом можно централизованно согласовать процессы и гарантировать, что нигде не будет пробелов в учёте.

Заключение: единый контроль = меньше рисков

Без централизованного контроля охраны труда филиалы фактически «работают каждый сам по себе», что не отвечает требованиям закона. При этом закон никак не освобождает компанию от ответственности – она лежит на работодателе и его руководителях вне зависимости от того, где находится филиал. Объединяя все процессы ОТ в единую систему, компания обретает полную прозрачность операций, единые стандарты и готовность к проверкам. Модуль ABIE «Контроль сроков» обеспечивает именно это: централизованный учёт и автоматизацию учетных операций, которая даёт руководству уверенность, что ни один инструктаж или медосмотр не будет забыт. В итоге единый контроль минимизирует риски нарушений и штрафов, экономит время специалистов и делает охрану труда действительно управляемой.