Как избежать штрафов за просрочку инструктажей: автоматизация контроля сроков

Автоматизация охраны труда помогает избежать штрафов за просроченные инструктажи и повысить безопасность на предприятии. Рассказываем, как цифровые решения позволяют держать всё под контролем — от обучения сотрудников до проверки знаний и сроков.

Почему просрочка инструктажа — это реальный риск

Выполнение инструктажей по охране труда — это не формальность, а требование законодательства. Работодатель обязан не только обучать персонал, но и делать это строго по графику: вводный, первичный, повторный, внеплановый и целевой инструктажи — всё должно быть проведено в срок. Нарушение порядка или задержка в проведении инструктажа уже считается правонарушением и карается по статье 5.27.1 КоАП РФ.

Что это означает на практике? Даже если сотрудник прошёл инструктаж с опозданием на пару дней, это считается просрочкой. А если в штате 100 человек и у 5 из них такие просрочки — штраф могут назначить за каждого. Особенно это касается повторных инструктажей, которые проводятся раз в 6 или 12 месяцев, а также при изменении условий труда. Инспектор ГИТ (Государственной инспекции труда) рассматривает любое нарушение сроков как допуск работника без подготовки — с соответствующими последствиями.

Факты:

• Более 50% штрафов в сфере охраны труда связаны именно с нарушением сроков инструктажей.
• Размер штрафа за 1 нарушение может достигать 130 000 рублей.
• При повторном нарушении — до 150 000 рублей на организацию и до 25 000 рублей на должностное лицо.

Таблица: штрафы за нарушения в обучении и инструктажах

 Данные штрафов приведены в соответствии с разъяснениями Роструда на официальном портале.  

Основные проблемы: почему просрочки случаются

1. Ручной учёт — путь к ошибкам

На многих предприятиях графики инструктажей ведутся в Excel, блокнотах или бумажных журналах. Это создаёт десятки точек риска:

• Ответственный сотрудник может забыть или перепутать дату.
• Не будет уведомления о приближении срока — инструктаж просто «проскочат».
• При увольнении специалиста по ОТ знания о графиках часто теряются вместе с ним.

В результате — просрочка. А значит, при проверке ГИТ организация уже нарушила закон, даже если «всего на пару дней».

2. Недостоверные или утерянные записи

Бумажные журналы легко испортить, потерять или заполнить с ошибкой. При проверке это критично:

• Если нет подписи работника или указана неправильная дата — считается, что инструктаж не проводился.
• Форма неправильная? Нет подтверждения? Это уже основание для штрафа.
• Электронные таблицы без цифровой подписи тоже не считаются надёжным доказательством.

По сути, если вы не можете подтвердить факт инструктажа — значит, его не было.

3. Нагрузка на персонал и риск выгорания

На предприятии с несколькими участками, сменами, профессиями — десятки разных графиков. Следить за ними вручную:

• требует постоянной концентрации;
• отнимает до 30% рабочего времени у специалиста по ОТ;
• легко сбивается при отпуске, замене или увольнении ответственного.

А значит, рано или поздно наступает человеческий фактор — срывы сроков, паника перед проверкой, и в худшем случае — штрафы.

4. Проверка трудовой инспекции = стресс и угроза штрафов

Многие работодатели работают «в аврале» — вспомнили об инструктаже, когда уже пришёл запрос от инспектора. Такой подход:

• дестабилизирует работу службы охраны труда;
• создаёт риск привлечения к ответственности руководителей;
• не выдерживает стресс-теста при внеплановой проверке или несчастном случае.

Важно помнить: при расследовании несчастного случая всегда проверяется, был ли проведён инструктаж вовремя. Не было — значит, ответственность полностью ложится на работодателя.

Как автоматизация избавляет от просрочек инструктажей

Вместо ручного учёта сроков в Excel и бумажных журналах современные предприятия переходят к цифровым системам, которые автоматически отслеживают все необходимые мероприятия по охране труда: вводный, повторный, внеплановый инструктаж, проверку знаний, медосмотры и т.д.

Такая автоматизация не просто упрощает жизнь специалистам по охране труда, но и защищает бизнес от штрафов, делая учёт точным, прозрачным и независимым от человеческого фактора.

Что даёт автоматизация?

Как работает система на практике:

1. Вся база сотрудников загружена в систему. У каждого — должность, дата приёма, нужные виды инструктажей и сроки.
2. Система автоматически считает, когда и кому проводить следующее обучение. За 30, 14, 3 и 1 день до срока ответственному приходит уведомление.
3. Работник проходит инструктаж и тестирование — в офисе, с мобильного телефона или на инфокиоске.
4. Результаты сохраняются в цифровом журнале: кто, когда, что прошёл, как сдал.
5. При проверке инспекции достаточно сформировать отчёт за нужный период — все документы в порядке, все сроки соблюдены.

Преимущества автоматизации для бизнеса:

• Снижение риска штрафов на 70–100% — благодаря полному контролю сроков.
• Экономия до 30% времени специалистов по охране труда — рутинные задачи берет на себя система.
• Уверенность при проверке ГИТ — всё подтверждено электронными документами.
• Повышение реальной безопасности — сотрудники получают знания вовремя и подтверждают их тестами.
• Прозрачность и аналитика — можно отслеживать динамику, слабые места, готовность подразделений.

Решения ABIE System: как держать сроки под контролем и спать спокойно

ABIE System предлагает комплексную цифровую платформу для охраны труда. Главное её преимущество — все модули работают в связке и автоматически обмениваются данными. Ниже — разбор ключевых компонентов, которые позволяют исключить просрочку инструктажей и защитить предприятие от штрафов.

ABIE «Контроль сроков»: автоматический мониторинг всего, что важно

Модуль «Контроль сроков» — это цифровой «напоминатель» и планировщик в одном интерфейсе. Он отслеживает все важные даты:

• инструктажи;
• медосмотры;
• проверку знаний;
• срок действия удостоверений;
• срок службы СИЗ и оборудования.

Информация собирается в единый календарь, где каждый день отображает запланированные и просроченные мероприятия. Ответственные получают уведомления заранее, а статусы автоматически обновляются после завершения мероприятий.

Почему это защищает от штрафов:

• Исключает забывчивость — система напоминает о сроках заранее.
• Убирает субъективный фактор — всё контролируется алгоритмами.
• Позволяет доказать проведение мероприятий — вся история сохраняется.

Если инспектор задаёт вопрос: «Когда вы последний раз проводили инструктажи?», — вы не ищете бумажные журналы, а просто показываете экран.

ABIE «Тестирование»: цифровая проверка знаний с любым уровнем гибкости

Модуль «Тестирование» — это не просто экзамены, а полноценная система подтверждения знаний сотрудников. После прохождения инструктажа работник сдаёт тест — с компьютера, планшета, телефона или инфокиоска. Система:

• сохраняет результат;
• фиксирует дату и тему;
• блокирует доступ к работе, если тест не сдан.

Пример: предсменный тест

Работник авторизуется утром → проходит 3 вопроса → если ответил правильно — идёт работать. Если нет — система уведомляет ответственного, и работа не начинается.

Гибкость модуля:

• Поддержка любых типов вопросов (с вариантами, текстовые, по картинкам).
• Настройка по должности, виду работ, подразделению.
• Интеграция с другими модулями: перед допуском к наряду, при смене условий, при приёме на работу.

Всё зафиксировано в системе: кто, когда, сдал ли тест — это важнейшее доказательство того, что работник не просто «расписался», а реально прошёл проверку.

Вывод: как избавиться от штрафов и спать спокойно

Просрочка инструктажей — это серьёзное нарушение, которое может привести не только к штрафам, но и к остановке работ, отстранению сотрудников и даже уголовной ответственности. Главное — это реальная угроза безопасности людей. Один пропущенный инструктаж способен стать причиной ЧП.

Чаще всего причина просрочек — ручной учёт. Excel, журналы, напоминания «в голове» ответственного — всё это работает до первого сбоя. На крупном производстве с десятками сотрудников уследить за всеми сроками вручную невозможно.

Цифровые решения ABIE System устраняют этот риск. Модули «Контроль сроков», «Тестирование», «Цифровой наряд» и другие работают в связке, напоминая, блокируя допуск, фиксируя результаты и формируя юридически значимые отчёты. Система берёт рутину на себя, а вы получаете надёжную защиту от штрафов.

Автоматизация охраны труда — это шаг к спокойствию и стабильности. Инспекторы получают подтверждение, сотрудники — своевременное обучение, а руководство — уверенность, что всё под контролем.

Безопасность — это не расход. Это инвестиция, которая окупается репутацией, спокойствием и стабильностью. С ABIE System это стало проще, чем когда-либо.