Электронный документооборот в охране труда: что разрешено, что нет

Современные технологии стремительно проникают в сферу управления персоналом и охраны труда. Законодатели пошли навстречу цифровизации: с 1 марта 2022 года статья 214.2 ТК РФ закрепила право работодателя вести электронный документооборот в области охраны труда. При этом параллельно введена статья 22.1 ТК РФ, которая устанавливает исключения – то есть список документов, которые нельзя оформлять в ЭДО. То есть, с одной стороны, закон одобряет перевод многих кадровых и «охранотрудовых» документов в цифру, с другой – требует сохранения ряда важных бумаг в привычном формате.

На практике цифровизация необходима: проверки Росгруднадзора и ГИТ становятся строже, штрафы за нарушения ОТ серьезны (до 130 000 ₽ за каждого непрошедшего инструктаж работника). В условиях дефицита времени специалисты по ОТ тратят часы на рутинные записи в журналы и подготовку отчетов для инспекции. Автоматизация этих процессов снижает риск ошибок и упущений – но важно знать, где закон позволяет заменить бумагу на байты, а где пока нет.

Что можно вести в электронном виде в охране труда

Во многих областях ОТ документы безопасно переводить в цифровой формат и подписывать электронно. Ключевое условие — наличие электронной цифровой подписи (ЭЦП) или корпоративной системы, гарантирующей учёт и неизменность записей. В частности:

Журнал учёта микротравм

• Учёт мелких травм обязателен (ст. 226 ТК РФ, Приказ Минтруда № 632н).
• Разрешено составлять электронную справку и вести электронный журнал при идентификации автора записи (ЭЦП/защищённый способ).
• Хранение: не менее 1 года после последней записи.

Протоколы проверок знаний и удостоверения по ОТ

• Протоколы обучения и проверки знаний (в т. ч. по первой помощи) не входят в исключения ст. 22.1 и могут оформляться в электронном виде.
• Аналогично — вспомогательные локальные журналы (пожарная безопасность, электробезопасность и др.), если соблюдены правила подписи и хранения.

Направления на медосмотры и учёт их прохождения

• Допустимы электронные направления в медорганизации и электронный учёт результатов (включая психиатрические освидетельствования).
• В перечнях для ЭДО прямо фигурируют «направления», «расписки/журналы» по выдаче направлений.

СОУТ и оценка профрисков

• Уведомления, результаты и факты ознакомления сотрудников с СОУТ и оценками рисков можно фиксировать в системе ЭДО.
• Это упрощает планирование очередной СОУТ, контроль сроков и подготовку отчётности.

Отчёты и напоминания к проверкам

• Современные ИТ-системы формируют консолидированные отчёты: прохождение инструктажей, графики медосмотров, статусы устранения нарушений.
• Выгрузка «по запросу» сокращает время подготовки к проверкам и снижает риск ошибок ручного свода данных.

Благодаря этим возможностям работодатели уже сегодня могут существенно снизить бумажную нагрузку. Главное – помнить об исключениях, которые предусмотрены законом (см. следующий раздел).

Что пока нельзя перевести в цифру?

Несмотря на шаги к цифровизации, часть документов по охране труда закон требует оформлять только на бумаге. Это связано либо с прямыми запретами в ТК РФ, либо с отсутствием готовой инфраструктуры у надзорных органов.

Акты о несчастных случаях (Н-1 и др.)

• Расследование ЧП регламентируется ТК РФ и приказами Минтруда.
• Формы Н-1, Н-1ПС и др. должны быть оформлены на бумаге, использование ЭЦП не допускается.
• ФСС и трудовые инспекции пока принимают только бумажные экземпляры.

Журналы регистрации инструктажей

• Вводный, первичный, повторный, внеплановый и целевой инструктажи — только бумажные журналы.
• Ст. 22.1 ТК РФ прямо исключает эти документы из ЭДО.
• Итоговая подпись работника и инструктора должна быть «живая».

Наряды-допуски

• Электронное оформление частично возможно, но целевой инструктаж по закону требует бумажной подписи.
• На практике используют гибрид: наряд формируется в системе, но лист инструктажа распечатывают для подписей.

Некоторые кадровые документы

• Трудовые книжки, приказы об увольнении, коллективные договоры и др. требуют квалифицированной ЭЦП или бумажного оформления.
• Простая электронная подпись (логин/пароль) не признаётся достаточной.

Таблица: что можно, а что нельзя вести в ЭДО

Примечание: электронные журналы инструктажей можно вести «для себя» внутри системы, но при проверке инспектор потребует бумажную копию с подписями.

Электронный журнал микротравм: законно ли?

Да. Вести учёт микротравм работодатель обязан (ст. 226 ТК РФ). Минтруд в Приказе № 632н прямо указал: справку о микротравме и журнал можно оформлять в электронном виде, если применяется ЭЦП или иной защищённый способ идентификации.

Главные условия:

• каждая запись должна быть привязана к конкретному автору,
• данные должны храниться не менее 1 года после последней записи,
• при проверке инспектор оценивает полноту и достоверность сведений, а не сам носитель.

Важно: отсутствие журнала или неполные записи влекут штраф по ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ — до 130 000 ₽ для организации, независимо от того, велись записи в бумаге или в цифре.

Как автоматизировать документооборот и снизить риски

При ручном ведении журналов легко допустить ошибки:

• записи появляются с опозданием,
• часть документов теряется,
• ответственные забывают о сроках инструктажей и медосмотров.

В результате проверка превращается в стресс, а штрафы становятся обычной практикой.

Решение: цифровая система контроля

Модуль ABIE «Контроль сроков» помогает упорядочить документооборот:

• Электронные журналы. Система позволяет вести журналы микротравм, учёт инструктажей, результаты медосмотров с применением ЭЦП.
• Централизованное хранение. Все данные доступны из единой базы и защищены от потери.
• Автоматические напоминания. Ответственные лица получают уведомления о приближении «токсичных сроков»: медосмотры, переаттестации, продление договоров.
• Отчётность «в один клик». Для инспектора можно быстро выгрузить полный пакет документов: журналы, акты, протоколы, списки СИЗ и др.

Таким образом, система снижает нагрузку на специалистов и обеспечивает соответствие требованиям закона. При этом важно учитывать: для документов, где бумажный формат обязателен (например, акт Н-1 или журналы инструктажей), цифровой модуль выступает только как вспомогательный инструмент для контроля, а не замена бумаги.

Узнать подробнее → https://abiesystem.ru/products/kontrol-srokov

FAQ: частые вопросы о цифровизации в ОТ

1. Можно ли полностью перейти на электронные журналы по охране труда?

Да, закон 214.2 ТК РФ разрешил ЭДО, но есть исключения по ст. 22.1. Журналы микротравм, протоколы обучения и медосмотры можно вести в системе с ЭЦП. Журналы инструктажей и акты Н-1 по-прежнему требуют бумажного оформления.

2. Инспектор требует бумажный вариант электронного журнала — что делать?

Работодатель обязан предоставить документы для проверки. Обычно достаточно файла с ЭЦП. Но чтобы избежать споров, стоит предусмотреть возможность экспресс-печати электронного журнала с подписями ответственных.

3. Когда наряды-допуски можно будет подписывать электронно?

Пока закон обязывает фиксировать целевой инструктаж на бумаге. Даже если наряд формируется в системе, лист инструктажа печатается и подписывается вручную. Перспективы зависят от будущих изменений нормативной базы.

Заключение: цифровизация в ОТ уже реальность

Электронный документооборот в охране труда стал законным инструментом для большинства процессов: журналы микротравм, протоколы обучения, направления на медосмотры, СОУТ и отчётность. Это позволяет:

• сократить бумажную нагрузку,
• снизить риск ошибок и штрафов,
• быстрее готовиться к проверкам.

В то же время важно помнить о «красной зоне»: акты Н-1, журналы инструктажей и часть кадровых документов по-прежнему остаются бумажными.

Чтобы безопасно совмещать бумажные и электронные процессы, предприятия используют цифровые системы. Например, модуль ABIE «Контроль сроков» помогает вести электронные журналы, хранить данные централизованно, напоминать о сроках и готовить отчёты для инспекции «в один клик». Это снижает нагрузку на специалистов и обеспечивает прозрачность всей работы.